CONTABILIDAD Y AUDITOR脥A
PLANIFICACI脫N DE AUDITOR脥A
Docente:
Luis Caicedo
脥ndice
Tabla de contenido
Resultado de aprendizaje de la asignatura.........................................................................3 Resultado de aprendizaje de la Unidad……………………………………………..………………….………………3 UNIDAD 3 M茅todos de Control ………………….……………………………………..………………………………...4 1. M茅todo Descriptivo
2. Flujograma
3. Cuestionario
4. Planificaci贸n Espec铆fica
5. Metodolog铆a y aplicaci贸n de la planificaci贸n Espec铆fica
6. Pr谩ctica de Planificaci贸n Espec铆fica
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Resultado de aprendizaje de la asignatura
Desarrollar actividades de planificaci贸n preliminar y espec铆fica en acciones de control en empresas p煤blicas y privadas
Unidad 3 M茅todo de Control
Resultado de aprendizaje de la unidad: Dise帽ar los m茅todos de evaluaci贸n de control interno
M脡TODOS DE CONTROL- UNIDAD 3
Planificaci贸n Espec铆fica
En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo de campo. Tiene incidencia en la eficiente utilizaci贸n de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditor铆a. Se fundamenta en la informaci贸n obtenida inicialmente durante la planificaci贸n preliminar.
La planificaci贸n espec铆fica tiene como prop贸sito principal evaluar el control interno, para obtener informaci贸n adicional, evaluar y calificar los riesgos de la auditor铆a y seleccionar los procedimientos de auditor铆a a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecuci贸n, mediante los programas respectivos.
El Control Interno
El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administraci贸n, la direcci贸n y el resto de personal de una entidad, dise帽ado con el objetivo de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecuci贸n de objetivos dentro de las siguientes categor铆as:
∙ Eficacia y eficiencia de las operaciones.
∙ Fiabilidad de la informaci贸n financiera.
∙ Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
El control interno comprende el plan de organizaci贸n, m茅todos y procedimientos en forma coordinada las cuales se adoptan en un negocio, como adem谩s de verificar la exactitud y la confiabilidad de su informaci贸n financiera, promover la eficiencia operacional y la adherencia de las pol铆ticas prescritas por la administraci贸n.
Por lo tanto, el control engloba una serie de pol铆ticas, m茅todos, procedimientos que son dise帽ados para proporcionar seguridad razonable y confianza a la administraci贸n de que la organizaci贸n va a cumplir con sus objetivos y metas, mediante el desarrollo de actividades que permitan detectar errores y que deber谩n ser corregidos para evitar que ocurran nuevamente.
Objetivos del control interno
Se pueden establecer objetivos dependiendo de la empresa u organizaci贸n, tales como:
∙ Efectividad y eficiencia de las operaciones Se refiere a los controles internos dise帽ados por la gerencia, para asegurar que las operaciones son ejecutadas con efectividad, es decir, tal como fueron planteadas. En cambio, la eficiencia est谩 orientada al correcto uso de los recursos y tiene relaci贸n con: activo fijo, efectivo, inventarios y la imagen de la organizaci贸n.
∙ Confiabilidad de la informaci贸n financiera Se refiere a las pol铆ticas, m茅todos y procedimientos dise帽ados por la entidad para asegurar que la informaci贸n financiera es v谩lida y confiable. Una informaci贸n es v谩lida si se refiere a las operaciones o actividades que ocurrieron y tienen las condiciones necesarias para
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ser consideradas como tales, en tanto que una informaci贸n es confiable cuando brinda confianza a quienes lo usan.
∙ Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables Este objetivo se refiere a las pol铆ticas y procedimientos espec铆ficos establecidos por la entidad para asegurarse que los recursos son ejecutados, de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables. Dependiendo de la realidad de cada pa铆s, la evaluaci贸n de cumplimiento debe referirse a la legislaci贸n y las regulaciones estimadas por entidades, tales como: comisi贸n de valores u organismos de supervisi贸n.
La aplicaci贸n de cada uno de los objetivos del control interno aportar谩 de manera positiva a la empresa, ya que cada actividad u operaci贸n ser谩n realizadas eficientemente, cumpliendo de forma legal con todos los procesos y asegurando que la informaci贸n financiera sea fiable.
Importancia del control interno
La importancia del control interno en el funcionamiento de una organizaci贸n es que a trav茅s de esto se obtiene informaci贸n clara, honesta y exacta y en este sentido pueden mantenerse alejados de peligros que ocasionalmente pueden provocar la insolvencia de la misma, con el uso del control interno se garantiza la consistencia con cada una de las leyes que supervisan la empresa y de esta manera tener un buen funcionamiento.
El tener un control interno, nos ayuda a obtener seguridad en el sistema contable, fijando y evaluando los procedimientos para as铆 cumplir con los objetivos, garantizando que la informaci贸n sea correcta y segura. La efectividad del control interno depende de gran medida de la integridad y de los valores 茅ticos del personal que dise帽a, administra y vigila el control interno de la empresa.
Caracter铆sticas del control interno
∙ El control interno es un proceso y por tanto el mismo puede ser evaluado en cualquier punto de su desarrollo.
∙ Es un conjunto de acciones estructuradas y coordinadas, un medio para lograr un fin.
∙ Es llevado a cabo por los trabajadores, funcionarios y directivos, que act煤an en todos los niveles y en las diferentes 谩reas.
∙ En cada 谩rea de la organizaci贸n la persona encargada de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecida, en su cumplimiento participan todos los trabajadores de la entidad independientemente de la categor铆a ocupacional que tengan.
La aplicaci贸n de cada uno de los objetivos del control interno aportar谩 de manera positiva a la empresa, ya que cada actividad u operaci贸n ser谩n realizadas eficientemente, cumpliendo de forma legal con todos los procesos y asegurando que la informaci贸n financiera sea fiable.
El SAS 78 (Declaraci贸n sobre Normas de Auditor铆a), determina que el control interno consta de cinco componentes relacionados entre s铆, estos se derivan del
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estilo de la alta direcci贸n y est谩n integrados en el proceso de gesti贸n y son afectados por el tama帽o de la entidad:
- Ambiente de control,
- Evaluaci贸n de los riesgos,
- Actividades de control,
- Informaci贸n y comunicaci贸n, y,
- Monitoreo o Supervisi贸n.
AMBIENTE DE CONTROL: El entorno de control es un conjunto de norma, procesos y estructuras que constituyen las bases sobre las que llevan a cabo el sistema de control interno de una organizaci贸n.
EVALUACI脫N DE RIESGO: La evaluaci贸n de riesgo implica un proceso din谩mico e interactivo para identificar y analizar los riesgos asociados a la consecuci贸n de los objetivos de la organizaci贸n, constituyendo as铆 la base sobre la que determina como se debe gestionar dichos riesgos.
ACTIVIDADES DE CONTROL: Las actividades de control son las acciones establecidas por medio de pol铆ticas y procedimientos que constituyen a garantizar que se lleven a cabo las instrucciones de las direcciones para mitigar los riesgos que incidan en las
INFORMACI脫N Y COMUNICACI脫N: La informaci贸n es necesaria para que la organizaci贸n pueda llevar a cabo sus responsabilidades de control interno y conseguir sus objetivos. la direcci贸n obtiene o genera y utiliza informaci贸n relevante y de calidad, tanto de fuentes internas como externas, para apoyar el funcionamiento del control interno. La comunicaci贸n es el proceso continuo e interactivo de proporcionar, compartir y obtener la informaci贸n necesaria.
ACTIVIDADES DE SUPERVIS脫N O MONITOREO: Es el proceso que eval煤a la calidad del control interno en el tiempo y mediante las actividades de monitoreo y supervisi贸n se eval煤a si los componentes y principios est谩n presentes y funcionando en la entidad.
Normas de control interno
Con el prop贸sito de que los funcionarios responsables de la administraci贸n de las entidades tengan la posibilidad de dise帽ar los controles internos observando principios y fundamentos, asegurando la correcta utilizaci贸n de los fondos p煤blicos, la provisi贸n continua de informaci贸n financiera y la evaluaci贸n de las actividades, la Contralor铆a General del Estado emiti贸 las Normas de Control Interno fundamentadas en disposiciones legales.
De acuerdo al momento de la aplicaci贸n del control interno, puede ser previo, concurrente y posterior a la ejecuci贸n de las operaciones y/o actividades, conforme lo establece la Ley Org谩nica de la Contralor铆a General del Estado en su art铆culo 12.
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Controles b谩sicos
El objetivo de implantar un control interno, no es 煤nicamente el mantenimiento de un m茅todo adecuado para procesar la informaci贸n, sino tambi茅n salvaguardar a la organizaci贸n de posibles p茅rdidas, debido a fraude o error. Los controles b谩sicos aplicables a todo procedimiento, actividad, funci贸n, operaci贸n se refiere fundamentalmente a:
a. Procedimientos de Autorizaci贸n
Constituyen las medidas principales para asegurar que 煤nicamente aquellas transacciones leg铆timas y apropiadas sean procesadas y que se rechace cualquier otra.
b. Procedimientos de Registro
Todos los movimientos derivados de las operaciones que ejecute una entidad p煤blica deber谩n ser registrados en los libros para una adecuada clasificaci贸n y exposici贸n conforme a la naturaleza de las operaciones y/o actividades. As铆 mismo se mantendr谩n registros para las dem谩s operaciones de car谩cter sustantivo que ejecuten las entidades p煤blicas.
c. Procedimientos de Custodia
Deben estar orientados a conseguir una custodia adecuada sobre el acceso y uso de activos y de registros, as铆 como la seguridad de las instalaciones y la autorizaci贸n para el acceso a programas de computaci贸n y a los archivos de informaci贸n, entre otros.
d. Procedimientos de Revisi贸n
Se refieren a la revisi贸n independiente sobre la ejecutoria y la valuaci贸n apropiada de las operaciones y /o actividades registradas.
Evaluaci贸n del Control Interno
Base normativa
Seg煤n la normativa vigente, el auditor gubernamental obtendr谩 la comprensi贸n suficiente de la base legal, planes y organizaci贸n, as铆 como de los sistemas de trabajo e informaci贸n manuales y sistemas computarizados existentes, establecer谩 el grado de confiabilidad del control interno del ente o 谩rea sujeta a examen a fin de: planificar la auditor铆a, determinar la naturaleza, oportunidad, alcance y selectividad de la aplicaci贸n de los procedimientos sustantivos y preparar el informe con los resultados de dicha evaluaci贸n para conocimiento de la administraci贸n del ente auditado.
Seguimiento de recomendaciones
El auditor como parte de la evaluaci贸n del control interno efectuar谩 el seguimiento de las recomendaciones, para verificar el grado de cumplimiento de las medidas correctivas propuestas. Los procedimientos para efectuar el seguimiento de las recomendaciones, se iniciar谩n en las unidades operativas al planificar un nuevo examen; al revisar el informe del examen anterior se analizar谩 las recomendaciones para tabularlas en un papel de trabajo. Los procedimientos a realizarse en el campo ser谩n: la verificaci贸n del cumplimiento del cronograma de implantaci贸n de las recomendaciones, las entrevistas con la m谩xima autoridad y con los funcionarios
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responsables del cumplimiento de las recomendaciones, para exponer el objeto y verificar el alcance del cumplimiento.
Se obtendr谩 evidencia documentada sobre su cumplimiento y se establecer谩 en el informe las responsabilidades pertinentes, casos de incumplimientos.
M茅todos y documentaci贸n para evaluar los controles internos
Al evaluar el control interno, los auditores gubernamentales lo podr谩n hacer a trav茅s de cuestionarios, descripciones narrativas y diagramas de flujo, seg煤n las circunstancias, o bien aplicar una combinaci贸n de los mismos, como una forma de documentar y evidenciar esta labor. La naturaleza de la documentaci贸n a utilizar es totalmente independiente del proceso general de auditor铆a, y va a depender solo de la forma en que se presente la informaci贸n a revelar y del criterio del auditor.
En ciertas oportunidades la realizaci贸n de un diagrama puede llegar a ser mucho m谩s 煤til que la descripci贸n narrativa de determinada operaci贸n. En otras, y seg煤n sea el componente, la existencia de cuestionarios especiales puede ayudar de manera m谩s efectiva que el an谩lisis a trav茅s de alguna otra fuente de documentaci贸n.
Al analizar la documentaci贸n de sistemas, se debe verificar si existen manuales en la organizaci贸n que puedan llegar a suplir la descripci贸n de los sistemas realizados por el auditor. Depender谩 de cada una de las situaciones que se presenten al elegir uno u otro m茅todo de documentaci贸n y, especialmente identificar aquellas oportunidades en donde, utilizando el material que facilite el ente, se pueda llegar a obtener la documentaci贸n necesaria para evidenciar la evaluaci贸n del sistema de informaci贸n, contabilidad y control. A continuaci贸n, se enuncian los m茅todos generales:
a) M茅todo de cuestionarios de control interno o especiales
Los cuestionarios de control interno tienen un conjunto de preguntas orientadas a verificar el cumplimiento de las Normas de Control Interno y dem谩s normativa emitida por la Contralor铆a General del Estado. b) M茅todo de descripciones narrativas
El m茅todo de descripciones narrativas o cuestionario descriptivo, se compone de una serie de preguntas que, a diferencia del m茅todo anterior, las respuestas describen aspectos significativos de los diferentes controles que funcionan en una entidad.
c) M茅todo de diagramas de flujo
El flujograma es la representaci贸n gr谩fica secuencial del conjunto de operaciones relativas a una actividad o sistema determinado, su conformaci贸n se la realiza a trav茅s de s铆mbolos convencionales. Cuestionario sobre control interno
Definici贸n: Es un papel de trabajo en donde el auditor realiza varias preguntas relacionadas con el control interno que tenga la empresa, dependiendo el tipo de componente o cuenta que se vaya a analizar.
Objetivo del cuestionario de control interno
∙ Verificar el cumplimiento de las pol铆ticas de la empresa.
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∙ Analizar que los funcionarios de la empresa cumplan con sus responsabilidades. ∙ Evaluar las medidas de seguridad de la empresa.
Importancia del cuestionario de control interno
Es el punto de partida para llevar a cabo los procedimientos de auditor铆a, en donde el auditor obtiene una gu铆a al momento de realizar pruebas sustantivas y de cumplimiento.
Elementos a analizar en el cuestionario de control interno
∙ Secuencia de procesos: Este se lleva a cabo al momento de analizar, por ejemplo: procesos de compras, procesos de ventas, procesos de facturaci贸n, etc.
∙ Segregaci贸n de funciones: Se evaluar谩 las personas autorizadas por la empresa en el caso de: autorizaci贸n, aprobaci贸n y ejecuci贸n de actividades.
∙ An谩lisis de documentaci贸n: Se verificar谩 que exista la debida documentaci贸n soporte para cada una de las transacciones realizadas por la empresa, respetando la normativa de la empresa y la normativa legal.
Todo cuestionario de control interno debe contener:
∙ Encabezado: Identificaci贸n de la empresa, tipo de Auditor铆a, alcance de Auditor铆a, nombre de la cuenta a analizar, 铆ndice del papel de trabajo.
∙ Cuerpo del cuestionario: N煤mero de pregunta, preguntas, ya para cada una de ellas se debe tomar en cuenta que no deben ser preguntas redundantes.
∙ Calificaci贸n: Calificaci贸n de riesgo, es la diferencia de la ponderaci贸n con respecto a la calificaci贸n ponderada. Calificaci贸n de confianza, es la suma total de calificaci贸n ponderada.
∙ Responsables del papel de trabajo: Realizado por- fecha, supervisado por-fecha.
Informe COSO
COSO I
En 1992 la Comisi贸n Treadway public贸 el primer informe Internal Control – Integrated Framework, destinado para que las organizaciones eval煤en y mejoren los sistemas de Control Interno, generando una definici贸n en com煤n.
La organizaci贸n COSO public贸 el informe COSO I, integrando los diversos conceptos en una sola definici贸n: “Es un proceso efectuado por el consejo de administraci贸n, la direcci贸n y el resto del personal de una entidad, dise帽ado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecuci贸n de objetivos dentro de las siguientes categor铆as:
∙ Eficacia y eficiencia de las operaciones
∙ Fiabilidad de la informaci贸n financiera
∙ Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables
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La estructura del modelo COSO est谩 conformada por cinco componentes: ∙ Ambiente de Control
∙ Evaluaci贸n de Riesgos
∙ Actividades de Control
∙ Informaci贸n y Comunicaci贸n
∙ Supervisi贸n
COSO II
Para el a帽o 2004 la organizaci贸n COSO mostro m谩s relevancia posterior a los acontecimientos sucedidos por Enron, WorldCom y otras empresas en los Estados Unidos, a partir de los a帽os 2001 y 2002, se public贸 el Enterprise Risk Management – Integrated Framework (Marco integrado de Gesti贸n de Riesgos) o conocido como COSO II o COSO-ERM, vino a dar un nuevo enfoque a las pr谩cticas del concepto de Control Interno e introduciendo la importancia de una gesti贸n de riesgos adecuada, haciendo que todos los niveles de la organizaci贸n se involucre.
∙ Definici贸n de Gesti贸n del Riesgo
COSO-ERM define la Gesti贸n del Riesgos como: “Es un proceso efectuado por el consejo de administraci贸n de una entidad, su direcci贸n y restante personal, aplicado en la definici贸n de la estrategia y en toda la entidad y dise帽ado para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la organizaci贸n y gestionar sus riesgos dentro del riesgo aceptado, proporciona una seguridad razonable sobre el logro de objetivos”.
COSO-ERM es una herramienta para la identificaci贸n, evaluaci贸n y gesti贸n del riesgo, les da mucha importancia a los eventos previo a materializarse el riesgo. La novedad que introduce COSO II-ERM es la ampliaci贸n de componentes de COSO I de cinco a ocho:
1. Ambiente de Control
2. Establecimiento de Objetivos
3. Identificaci贸n de Eventos
4. Evaluaci贸n de Riesgos
5. Respuesta de Riesgos
6. Actividades de Control
7. Informaci贸n y Comunicaci贸n
8. Supervisi贸n
COSO III
Para mayo del 2013, la organizaci贸n COSO public贸 la tercera versi贸n Internal Control – Integrated Framework (Marco de Control Interno Integrado) conocido como COSO 2013, en el presente modelo se form贸 por los cinco componentes, como en el COSO I.
Lo que diferencia el Coso 2013 con Coso 1992, son los 17 principios que est谩n relacionados con componentes y que sirve para el establecimiento de un sistema
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de control interno efectivo que debe implementarse en toda la organizaci贸n. Estos principios son los que a continuaci贸n se detallan:
ENTORNO DE CONTROL
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores 茅ticos. Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisi贸n.
Principio 3: Establece estructura, autoridad y responsabilidad. Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia.
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad.
EVALUACI脫N DE RIESGOS
Principio 6: Especifica objetivos relevantes.
Principio 7: Identifica y analiza los riesgos.
Principio 8: Eval煤a el riesgo de fraude.
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
ACTIVIDADES DE CONTROL
Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control.
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnolog铆a. Principio 12: Se implementan a trav茅s de pol铆ticas y procedimientos. Principio 13: Una informaci贸n relevante.
SISTEMAS DE INFORMACI脫N
Principio 14: Comunica internamente.
Principio 15: Comunica externamente.
SUPERVISI脫N DEL SISTEMA DE CONTROL-MONITOREO
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes. Principio 17: Eval煤a y comunica deficiencias.
Es importante que una empresa sea cual sea su naturaleza y tama帽o cuente con un sistema de control interno y establezca el modelo COSO como parte principal del proceso de control interno en donde se incorporan controles autom谩ticos en todas la reas de la empresa, se contara con informaci贸n confiable generada por los sistemas contables en los registros financieros, les permitir谩 usar la tecnolog铆a de la informaci贸n todos regidos bajo el cumplimiento de normativas y leyes vigente para un adecuado funcionamiento.
COSO IV
El COSO ERM es un organismo de reconocimiento internacional donde se establecen los marcos reguladores b谩sicos de riesgo y cumplimiento en temas de control interno.
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Su importancia radica en c贸mo incorporar los riesgos en el gobierno corporativo, como pasan por los diferentes procesos, como se identifican los indicadores clave y como se realiza un monitoreo, para administrar, documentar y mitigar los riesgos.
El COSO ERM 2017 ayuda a las organizaciones a tener beneficios tangibles en su administraci贸n de riesgos. Este nuevo marco que se encuentra compuesto por los 5 componentes y 20 principios, ofrece beneficios como:
∙ Primero, se conoce cu谩l es la metodolog铆a que van a utilizar para controlar los riesgos.
∙ Segundo, saber documentar los riesgos desde la estrategia para que puedan ser medidos.
∙ Tercero, establecer un medidor de desempe帽o para saber hac铆a donde van los riesgos y cu谩l es el impacto que genera en el negocio.
Una visi贸n global de negocio basada en la administraci贸n de riesgos genera en el accionista, en el consejo de administraci贸n, a los empleados, clientes y proveedores una sensaci贸n de tener un ambiente de confianza.
La administraci贸n de riesgos todav铆a se realizaba una vez al a帽o, pero no se le daba la importancia necesaria, con el COSO se transforma la cultura sobre c贸mo realizar la administraci贸n de riesgos, por lo que se lleva a cabo una estrategia clara sobre c贸mo llevar a cabo la gesti贸n de los riesgos.
Enfoque preliminar de Auditor铆a
En la definici贸n de este enfoque concurren el an谩lisis de dos elementos presentes en cada componente, ellos son: el ambiente de control y los riesgos inherentes. El ambiente de control permitir谩 determinar qu茅 grado de confianza se puede depositar en los controles existentes en los sistemas de informaci贸n y contabilidad
del ente. Un ambiente de control fuerte permitir谩 confiar en los controles mientras que un ambiente de control d茅bil requerir谩 la realizaci贸n de procedimientos de auditor铆a no vinculados con pruebas de controles.
Un an谩lisis del ambiente de control y del riesgo inherente permitir谩 concentrar la labor de auditor铆a total en aquellas 谩reas que presenten mayor riesgo, si se recuerda la definici贸n de riesgo de auditor铆a como la susceptibilidad de que determinada partida est茅 expuesta a la presentaci贸n de errores o irregularidades, aquellas 谩reas de riesgo bajo donde no se esperan obtener errores o irregularidades, requerir谩n menor esfuerzo de auditor铆a que las 谩reas consideradas con riesgo elevado.
La actividad de evaluaci贸n de los riesgos, se la encuentra tanto en la planificaci贸n preliminar cuanto en la planificaci贸n espec铆fica. En la planificaci贸n preliminar se eval煤a el riesgo global de la auditor铆a relacionado con la informaci贸n financiera, administrativa u operativa. Se eval煤a tambi茅n en forma preliminar el riesgo inherente y el riesgo de control de cada componente.
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En la planificaci贸n espec铆fica en cambio, se eval煤a el riesgo inherente y de control en forma espec铆fica (veracidad; c谩lculo y valuaci贸n; contabilizado y acumulado) por cada afirmaci贸n en particular dentro de cada componente.
Instrucciones para la planificaci贸n espec铆fica
Una vez concluida la planificaci贸n preliminar e identificadas las operaciones que requieren de mayor revisi贸n y an谩lisis para el dise帽o adecuado del enfoque de la auditor铆a, ser谩 necesario considerar, entre otras, las siguientes instrucciones:
• Aclaraci贸n o informaci贸n adicional sobre pol铆ticas contables aplicadas por la entidad;
• Verificaci贸n de la informaci贸n gerencial importante;
• Procedimientos de diagn贸stico que ser谩n ejecutados; y,
• Obtenci贸n de informaci贸n adicional de alg煤n sistema.
PROGRAMA GENERAL DE PLANIFICACI脫N PRELIMINAR
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FUENTES DE INFORMACI脫N
1. Archivos de las direcciones de auditores de la CGE, para el sector p煤blico.
2. Archivo de la Direcci贸n de Responsabilidades de la CGE, para el sector p煤blico.
3. Archivo Permanente de la Unidad de Auditor铆a Interna de la entidad examinada.
4. Archivos de los organismos relacionadas con la entidad y la orden de trabajo.
5. Archivos de la entidad y de las unidades relacionadas con la actividad examinada.
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CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MEMORANDO DE LA PLANIFICACION PRELIMINAR
Auditor铆a a (nombre de la entidad), por el per铆odo comprendido entre (fecha per铆odo).
◆Antecedentes
Se har谩 referencia a la 煤ltima auditor铆a realizada por la Contralor铆a General del Estado, por la Unidad de Auditor铆a Interna, o de Firmas Privadas de Auditor铆a.
◆Motivo de la auditor铆a
Se帽alar谩 los que constan en la orden de trabajo. Adem谩s, se har谩 referencia si es una actividad planificada que consta en el plan anual de auditor铆a o es un imprevisto autorizado por el Contralor o Subcontralor, para lo cual citar谩 el documento en el que se inserta la autorizaci贸n, para efectuar el examen:
◆Objetivos de la auditor铆a
Los que constan en la orden de trabajo.
◆Alcance de la auditor铆a
El que consta en la orden de trabajo. Puede incidir en la determinaci贸n del alcance los resultados de la evaluaci贸n preliminar, por lo que cualquier sugerencia se revelar谩 en ese sentido.
En el caso de ex谩menes realizados por las Unidades de Auditor铆a Interna se describir谩n las 谩reas y operaciones examinadas, de ser externas se incluir谩 anexo.
◆Conocimiento de la entidad y su base legal
Obtener informaci贸n actualizada de la entidad auditada, considerando los siguientes puntos:
◆Base Legal
Se har谩 referencia al Decreto o Ley de creaci贸n de la entidad y sus reformas. ◆Principales disposiciones legales
Leyes, reglamentos, normas, manuales e instructivos espec铆ficos vigentes relacionados con la entidad.
◆Estructura org谩nica
Se incluir谩n los principales niveles y la denominaci贸n de los cargos que lo conforman. En lo que se refiere al 谩rea administrativa - financiera, se detallar谩n las distintas unidades que la componen, as铆 como las que funcionan en lugares diferentes al de la sede.
◆Misi贸n y objetivos institucionales
Identifique la visi贸n y la misi贸n, los principios, los objetivos y las metas de la entidad a ser auditada, indicando la fuente de donde obtuvo esta informaci贸n.
◆Principales actividades, operaciones e instalaciones
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Describa en forma general las principales actividades, operaciones e instalaciones relacionadas con la naturaleza y funciones de la entidad.
Se obtendr谩 informaci贸n del Plan Operativo y del Reglamento Org谩nico Funcional. ◆Principales pol铆ticas y estrategias institucionales
Identifique las principales pol铆ticas y estrategias de la entidad sujeta a examen. Se obtendr谩 preferentemente del plan estrat茅gico de la entidad.
◆Financiamiento
Se identificar谩 la fuente de ingresos que tenga la instituci贸n, por cada ejercicio econ贸mico. La informaci贸n podr谩 tomarla del Estado de Resultados.
◆Funcionarios principales
En anexo, se detallar谩n los nombres, cargos y per铆odo de actuaci贸n de los principales funcionarios y ex- funcionarios de la entidad sujeta a examen. Se har谩 referencia al oficio con el cual se notific贸 el inicio de la auditor铆a.
◆Principales pol铆ticas contables
Identifique y describa las principales pol铆ticas y pr谩cticas contables que mantiene la entidad. Verifique si se aplican con sujeci贸n a la normativa vigente.
◆Grado de confiabilidad de la informaci贸n financiera, administrativa y operacional
La estructura org谩nica y funcional de la unidad financiera puede revelar un efecto importante respecto de la integridad y confiabilidad de la informaci贸n producida y su relaci贸n directa con el volumen y la proyecci贸n de las operaciones que se desarrollan en las actividades de la entidad; as铆:
•Revise la estructura de las unidades que pertenecen a la secci贸n financiera y descr铆balas en su papel de trabajo y comente los aspectos importantes.
•Identifique las funciones de los servidores del 谩rea
•Revise los niveles de autorizaci贸n de las diferentes operaciones
•Determine el grado de centralizaci贸n o descentralizaci贸n de las actividades financieras.
•Se帽ale la informaci贸n financiera y reportes que produce la entidad, con indicaci贸n de: t铆tulo, periodicidad, fecha de preparaci贸n, usuarios directos, finalidad y acciones tomadas por la entidad a base del reporte analizado.
•Eval煤e el n煤mero de personal frente a la carga de trabajo
•Identifique el volumen de transacciones promedio por mes
•Realice el seguimiento a varios tipos de operaciones desde su inicio hasta su t茅rmino, de acuerdo con el sistema
•Se帽ale los principales comentarios que constan en los informes de ex谩menes 煤ltimos.
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Similares procedimientos deber谩n adoptarse para realizar las evaluaciones en contabilidad, presupuesto, activos fijos, bodegas y otras 谩reas que generen informaci贸n financiera.
◆Sistema de informaci贸n automatizado
Obtenga una comprensi贸n global de los Sistemas de Informaci贸n Computarizados, as铆 como la estructura y complejidad del ambiente automatizado, incluyendo la unidad de inform谩tica, los equipos, programas b谩sicos y las aplicaciones utilizadas.
◆Puntos de inter茅s para el examen
Identifique los hechos importantes al momento de revelar la informaci贸n de la entidad, que ameriten ser considerados como 谩reas cr铆ticas.
◆Transacciones importantes identificadas
Identifique las principales transacciones que, de acuerdo a la naturaleza de la entidad y su importancia relativa, deban considerarse para aplicar procedimientos sustantivos. Ejemplo: contratos, seguros, cuentas incobrables, importaciones en tr谩nsito, etc.
◆Estado actual de observaciones en ex谩menes anteriores Carta de dictamen
Identifique las salvedades que constan en el dictamen de auditor铆a anterior y eval煤e la incidencia que 茅stas tienen en el per铆odo auditado para que se les vuelva a considerar si el caso lo amerita.
Seguimiento en la aplicaci贸n de recomendaciones
Verifique el cumplimiento de las recomendaciones que constan en los informes emitidos por la Contralor铆a General del Estado y las Unidades de Auditor铆a Interna, en el per铆odo auditado.
◆Identificaci贸n de los componentes importantes a examinarse en la planificaci贸n espec铆fica.
Se detallar谩n los componentes identificados como importantes, se帽alando las razones de ello, ejemplo:
Sistema para el pago de remuneraciones. - Se considera como componente importante, por cuanto representa el 70% de sus egresos y en el per铆odo de alcance con relaci贸n al anterior hubo, un significativo incremento de erogaciones por este concepto.
◆Matriz de evaluaci贸n preliminar del riesgo de auditor铆a.
Se calificar谩 el riesgo global de la auditor铆a relacionado con el conjunto de los estados financieros o 谩rea a examinar, utilizando una matriz con el siguiente esquema:
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◆Determinaci贸n de materialidad e identificaci贸n de cuentas significativas
Se describir谩 la forma de su determinaci贸n y el porcentaje establecido, se帽alando las cuentas significativas de los estados financieros.
PAPELES DE TRABAJO
DEFINICI脫N. - Es el conjunto de c茅dulas y documentos que contienen los datos e informaci贸n obtenida por el auditor en su revisi贸n, en los cuales se describen las pruebas realizadas, los procedimientos aplicados y los resultados con los que se sustentan y apoyan las observaciones, recomendaciones, acciones, opiniones y conclusiones del informe correspondiente.
C脡DULAS DE AUDITOR脥A. - Es la hoja en la que consta el desahogo de los procedimientos de auditor铆a efectuados durante la revisi贸n, as铆 como de los resultados obtenidos.
DOCUMENTACI脫N SOPORTE. - Son los documentos generados por las operaciones de las Unidades Administrativas auditadas, que se anexan a las c茅dulas de trabajo como evidencia de los hechos observados y/o an谩lisis efectuado (facturas, resguardos, contratos, etc.).
Los auditores deber谩n analizar la documentaci贸n existente en las 谩reas auditadas, a fin de determinar el grado de razonabilidad de las operaciones, sustentando los resultados que sean determinados, con la evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante, e integrarla debidamente a los expedientes de papeles de trabajo.
Los auditores deber谩n realizar sus papales de trabajo considerando los siguientes aspectos:
✔ Las c茅dulas de trabajo deber谩n reflejar informaci贸n clara y precisa para soportar debidamente los juicios emitidos.
✔ Aprovechar la informaci贸n proporcionada por el 谩rea.
✔ Escribir todos los datos que sean necesarios.
✔ Cruzar datos que aparecen simult谩neamente en dos o m谩s c茅dulas de auditor铆a.
✔ No repetir las c茅dulas ya realizadas para optimizar tiempos y esfuerzos.
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✔ Las c茅dulas de auditor铆a deben formularse a tinta o bien generar impresiones claras de computadora, y estar firmadas por el auditor.
✔ Una vez integrados los legajos de papeles de trabajo, deben ser entregados por el auditor al 谩rea responsable para su conservaci贸n y custodia. ✔ El auditor deber谩 conservar la confidencialidad de su contenido. ✔ La redacci贸n de las c茅dulas de auditor铆a debe ser clara.
✔ Se debe supervisar su formulaci贸n y contenido, dejando evidencia del hecho.
METODOLOG脥A PARA LA REALIZACI脫N DE PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo ser谩n elaborados de acuerdo a las necesidades de cada uno de los auditores encargados de la auditor铆a. Para asegurar que los papeles de trabajo est茅n completos, sean r谩pidos de localizar y f谩ciles de comprender, es recomendable la aplicaci贸n de los siguientes aspectos:
Previo a su formulaci贸n:
✔ Determinar la necesidad de elaboraci贸n, teniendo presente que se alcancen los objetivos de la auditor铆a.
✔ Establecer el dise帽o basado en la informaci贸n a obtener, as铆 como las pruebas de cumplimiento y sustantivas que vayan a realizarse. ✔ Aprovechar, hasta donde sea posible y pr谩ctico, la documentaci贸n de las 谩reas auditadas, como c茅dulas propias.
Al formularlos:
- Elaborar c茅dulas sumarias por cada 谩rea, cap铆tulo o programa de trabajo. - Utilizar letra legible.
- Redactar en forma clara y precisa.
- Anotar en una columna la informaci贸n que se va a revisar y en otra, las revisiones efectuadas.
- Anotar la informaci贸n conforme se obtenga.
- Respetar el orden en que aparece la informaci贸n en los documentos fuente. - Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas realizadas.
- Anotar las marcas que sean necesarias.
- No pasar las c茅dulas en limpio, salvo casos excepcionales.
- Cruzar la informaci贸n entre c茅dulas.
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Clasificaci贸n de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo se clasifican en:
A. expediente continuo de auditor铆a o archivo permanente.
Est谩 integrado por un conjunto de documentos y c茅dulas que se localizan en uno o varios legajos especiales y sirve de apoyo en auditor铆as posteriores; su consulta evita que se duplique la trascripci贸n innecesaria de c茅dulas, por lo que su conformaci贸n inicia desde la etapa de planeaci贸n de la auditor铆a, al obtener informaci贸n general de las 谩reas susceptibles a evaluar, (direcciones de 谩rea) como: la estructura org谩nica, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de informaci贸n; incorporando los objetivos de auditor铆a y el programa espec铆fico de revisi贸n.
B. Expediente de papeles de trabajo actuales.
El auditor deber谩 elaborar los papeles de trabajo en el momento en que se realice la revisi贸n y sirven para:
- Construir una prueba de validez de la opini贸n plasmada en el informe de auditor铆a.
- Respaldar el avance del programa de auditor铆a y el logro de los objetivos de la revisi贸n.
- Determinar el grado de eficiencia, eficacia, econom铆a y efectividad del trabajo realizado.
Los papales de trabajo se clasifican en c茅dulas sumarias, anal铆ticas, subanal铆ticas, c茅dulas de discusi贸n de observaciones y c茅dula de marco conceptual.
C茅dula sumaria. - Contiene los datos en forma global o general de las cifras, procedimientos, conclusiones o las observaciones determinadas, correspondientes a un grupo de conceptos o cifras homog茅neos cuyo an谩lisis se encuentra en otras c茅dulas.
C茅dula anal铆tica. - Describe un procedimiento de auditor铆a desarrollado o aplicado sobre aquellas partidas que han sido seleccionadas para su revisi贸n y comprobaci贸n en los diversos tipos de auditor铆a que se practican, mostrando la razonabilidad o irregularidad mediante su contenido, as铆 como las marcas y notas explicativas de auditor铆a.
C茅dula subanal铆ticas. - Se elabora para examinar con mayor detalle, alg煤n concepto y para explicar otros procedimientos adicionales contenidos en una u otra c茅dula anal铆tica de auditor铆a.
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C茅dula de discusi贸n de observaciones. - S贸lo se debe formular previa autorizaci贸n del superior jer谩rquico, en ella se describe con claridad y objetividad las decisiones que se consideren necesarias a seguir en relaci贸n con el resultado obtenido de la auditor铆a; siendo 煤til al 谩rea auditada para mejorar sus sistemas operativos o de administraci贸n.
Tambi茅n se se帽alan los puntos de vista del titular del 谩rea auditada y las diferencias con lo sustentado por el auditor a fin de determinar la pauta a seguir en su caso.
El contenido de las c茅dulas debe darse a conocer a los titulares de las 谩reas auditadas, a trav茅s del informe de auditor铆a respecto al resultado de la revisi贸n efectuada y poder decidir cu谩l ser谩 la opci贸n tomada, para corregir las irregularidades que se detectaron durante la revisi贸n.
C茅dula de marco conceptual. - Es la c茅dula por medio de la cual el auditor da a conocer en forma general el objetivo, alcance, plan de trabajo, estrategia y cualquier otro recurso del cual se valdr谩 para lograr el objetivo deseado, adicionalmente, deber谩 prepararse al inicio de la auditor铆a por cada uno de los auditores que integran el grupo de trabajo de la revisi贸n.
Es importante se帽alar que cualquier modificaci贸n significativa en la revisi贸n realizada deber谩 ser considerada en esta c茅dula, por lo que debe estar actualizada conforme a la revisi贸n que se llev贸 a cabo.
Caracter铆sticas de las c茅dulas de auditor铆a.
Completa.- Que incluya el desahogo de los procedimientos aplicados, la totalidad de las observaciones encontradas, la conclusi贸n a que se lleg贸, la fuente de datos, marcas e 铆ndices, as铆 como el cruce o conexi贸n con otras c茅dulas. Que se entienda.- Deber谩 ser de f谩cil interpretaci贸n al enfoque de la revisi贸n, de los procedimientos que se aplicaron, as铆 como su alcance y el motivo de aplicar determinados procedimientos, los resultados que se obtuvieron, si estos constituyen irregularidades o deficiencias y las pruebas que lo respaldan. De f谩cil lectura.- Debe incluir los datos por orden de importancia e identificables y escribir con letra legible, a fin de facilitar la lectura.
Objetiva. - Se tiene que asentar 煤nicamente los hechos y cifras que consten efectivamente en los registros contables o en la documentaci贸n comprobatoria que demuestre el resultado de la aplicaci贸n de los procedimientos efectuados, si
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contienen las c茅dulas suposiciones, sospechas o consideraciones personales se indicar谩n claramente en la misma situaci贸n.
Estructura o elementos que integran las c茅dulas de trabajo Las c茅dulas de auditor铆a deben contener datos que permitan conocer de manera clara y precisa qu茅 se revis贸 y cu谩les fueron los resultados obtenidos, y deber谩 utilizarse el formato se帽alado en el anexo I, sus componentes son:
Encabezado.- Incluye los datos de identificaci贸n que deben anotar en la parte superior de las c茅dulas y contiene los siguientes datos:
• Nombre del 谩rea sujeta a revisi贸n.
• Nombre espec铆fico del rubro, concepto u operaci贸n a revisar.
• Nombre espec铆fico del procedimiento.
• Tipo de c茅dula que se elabora.
• Iniciales del auditor que elabor贸 la c茅dula.
• Iniciales del auditor que supervis贸 la c茅dula.
Cuerpo de la c茅dula.- Comprende el resultado de la revisi贸n, indicando entre otros aspectos, las partidas y los resultados a que se llegaron, las pruebas que apoyan los resultados, la conclusi贸n obtenida, y en su caso, notas complementarias o aclaratorias que tienen por objeto ampliar, explicar o complementar la informaci贸n solo cuando se considere necesario.
Pie.- Al final de la c茅dula se anotar谩 la fuente de datos y significado de las marcas, as铆 como la firma del auditor que elabor贸 y supervis贸 el papel de trabajo. La fuente de datos es toda clase de documentos, libros de contabilidad, registros, contratos, expedientes, etc., de donde provienen los datos de los hechos, firmas de la persona que elabor贸 y supervis贸 la c茅dula y observaciones anotadas en la cl谩usula de auditor铆a.
脥ndices de auditor铆a
Todos los documentos que integran el trabajo desarrollado en la auditor铆a se integrar谩n en expedientes o legajos de papeles de trabajo, los cuales, para su distinci贸n o clasificaci贸n, se se帽alan mediante una clave escrita en todos y cada uno de los documentos que lo integran en el 谩ngulo superior derecho con l谩piz de color (rojo preferentemente); estas marcas, se conocen con el nombre de 铆ndices.
Es mediante el uso de 铆ndices como se pueden distinguir unas c茅dulas de otras, as铆 como clasificarlas por grupos homog茅neos. De la sola lectura del 铆ndice se puede saber o identificar de que c茅dulas se trata y el lugar que le corresponde en los
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expedientes. Los 铆ndices deber谩n ser alfanum茅ricos, teniendo un orden l贸gico y flexible.
El uso de los 铆ndices cruzados en los papeles de trabajo sirve para relacionar las c茅dulas. 脡sta, es una de las fases principales del trabajo del auditor y facilita la revisi贸n de los expedientes o la consulta de determinado rengl贸n, cifra o concepto.
Las c茅dulas de seguimiento deben contener, adem谩s de la identificaci贸n de la auditor铆a, los siguientes datos:
∙ La observaci贸n a la cual se da seguimiento.
∙ Las acciones realizadas por el 谩rea operativa para dar soluci贸n a la problem谩tica planteada.
∙ El juicio u opini贸n del auditor para considerar solventada o no la irregularidad.
∙ En caso de no estar solventada la observaci贸n, incluir el replanteamiento que propone el auditor,mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventar.
∙ La fecha compromiso en la que el 谩rea auditada considera resolver las irregularidades.
Al igual que las c茅dulas de observaciones, las c茅dulas de seguimiento deben ser comentadas con el responsable del 谩rea auditada, antes de quedar plasmadas en el informe de auditor铆a.
Estos conceptos no son limitativos y estar谩n sujetos a la situaci贸n y criterios de los responsables de las auditor铆as practicadas.
Si la revisi贸n comprende m谩s de un ejercicio, al 铆ndice del rubro se agregar谩 un d铆gito comenzando por el n煤mero 1 (uno) para identificar cada per铆odo, mismo que se asignar谩 del ejercicio m谩s antiguo al m谩s reciente.
Ejemplo:
D Adquisiciones
D1 Adquisiciones de
2004
La clave de las c茅dulas sumarias, anal铆ticas y subanal铆ticas, as铆 como de la documentaci贸n soportede las mismas se formar谩 con el 铆ndice alfanum茅rico del
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rubro a que correspondan, m谩s un d铆gito consecutivo progresivo iniciando con el No. 1 (uno).
Ejemplo:
D1-1 Estos 铆ndices en las c茅dulas, significar谩n que corresponde al expediente del rubrode adquisiciones (D), a帽o de 2004 (D1) y que es la primera hoja del expediente
(D1-1)
D1-2 Se pondr谩 un n煤mero consecutivo-progresivo si se integran m谩s D1-3 c茅dulas (D1-2,D1-3), etc.
Cuando en una revisi贸n no se utilizan todos los 铆ndices; en el formato 铆ndice general del expediente manejado se mencionan como no utilizados y se respetar谩 el orden general.
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